Kaikkia keikkoja ei tee teidän tiimi. Joskus lähetätte kumppanin alueelle, jota ette itse kata. Joskus kumppani lähettää teille työmääräyksiä, joita ette voi hoitaa. Joskus molemmat työskentelevät saman asiakkaan kanssa — eikä kukaan tiedä kuka teki mitä.

Kumppaniverkosto ilman yhteistä ohjelmistoa on verkosto WhatsApp-viestejä, sähköposteja ja puheluita. Se toimii viidellä työmääräyksellä kuukaudessa. Viidelläkymmenellä hallinta katoaa.

Milloin verkoston ohjelmisto on tarpeen

• kumppaneita eri kaupungeissa tai alueilla
• osa työmääräyksistä tehdään alihankkijoiden toimesta
• kumppanin pitää nähdä vain omat työmääräyksensä, ei koko yritystä
• haluatte tietää kuka mitä on saanut valmiiksi — laskutusta tai provisiota varten
• asiakkaat soittavat teille, mutta keikan tekee joku muu

Jos kaikki keikat ovat sisäisiä ja yhdessä paikassa, yksinkertainen työmääräysjärjestelmä riittää. Kun verkosto kasvaa, tarvitaan jotain, joka yhdistää kumppanit duplikoimatta tietoja.

Mitä ohjelmiston on mahdollistettava

Jaetut työmääräykset, erilliset käyttöoikeudet

Kumppani näkee omat työmääräyksensä. Ei toisen kumppanin asiakkaita. Ei sisäisiä hintoja, jos ei tarvita. Jokaisella kumppanilla on oma alueensa — mutta työmääräys on yksi.

Synkronoidut tilat

Kun kumppanin teknikko sulkee keikan puhelimella, disponentti näkee sen heti. Ei «lähetän raportin tänä iltana» Viberissä.

Yhtenäinen asiakashistoria

Asiakas soittaa teidän keskukseenne. Haluatte nähdä kaikki keikat — myös kumppanin tekemät — ilman soittoa kumppanille kysymään mitä tehtiin viime vuonna.

Selkeä vastuu

Kuka on vastuussa tästä työmääräyksestä? Kumppani A vai teidän teknikko B? Ilman selkeyttä kaksi ihmistä ajaa samalle asiakkaalle — tai kukaan.

Tyypilliset ongelmat ilman järjestelmää

• työmääräys WhatsAppissa, kumppanilla ei kaikkia tietoja
• kumppani sulkee keikan, teette sen vasta kuun lopussa
• kumppanilaskutus perustuu «siihen mitä hän sanoo»
• tyytymätön asiakas, kukaan ei tiedä kuka oli vastuussa
• tuplakeikka — te ja kumppani samassa vikapaikassa

Ohjelmiston käyttöönotto verkostossa

Älkää aloittako kaikilla kumppaneilla samana päivänä. Yhdellä:

1. jakakaa työmääräykset omasta järjestelmästänne, ei chateista
2. kumppani päivittää tilan puhelimesta
3. päätös näkyy reaaliajassa
4. kuukausiraportti datan, ei muistin varassa

Kun se toimii yhden kanssa, lisätään toinen. Kumppanit, jotka kieltäytyvät, ovat usein kokeilleet monimutkaisia järjestelmiä — näyttäkää, että kaksi napautusta riittää työmääräyksen sulkemiseen.

Mitä välttää

• lähettää työmääräyksiä vain sähköpostilla — sähköposti ei ole seurantajärjestelmä
• antaa kumppanille pääsy kaikkeen — erottelu tarvitaan, ei kaaosta
• laskuttaa ilman valmiustietoja — riita taattu
• sivuuttaa koulutus — ulkoisen kumppanin on ymmärrettävä prosessi 15 minuutissa

Mitä saatte

• Hallinta verkostoon — tieto mitä jokainen kumppani tekee ilman soittoa
• Tyytyväisemmät asiakkaat — nopeat vastaukset, täydellinen historia
• Oikea kumppanilaskutus — perustuu valmiisiin työmääräyksiin, ei arvioihin
• Skaalautuvuus — uusi kumppani ei moninkertaista chatteja

Yhteenveto

Kumppaniverkosto toimii, kun työmääräys on yksi, käyttöoikeudet selkeät ja tilat päivitetään kentällä — ei kun kaikki vaihtavat viestejä WhatsAppissa ja Viberissä toivoen, että joku muistaa.

SpinTasker on ohjelmisto huoltoyrityksille:

• työmääräykset sisäisille tiimeille ja ulkoisille kumppaneille
• jako ja tila yhdessä järjestelmässä
• asiakashistoria näkyvissä puhelimeen vastaavalle

Rekisteröidy 1. heinäkuuta mennessä ja käytä koko kesä ilmaiseksi.